Monte Sinai inova usando Lego e automação para reduzir gargalo financeiro

Como abordar um problema, que é seu maior gargalo financeiro, usando a inteligência criativa e as informações do próprio negócio visando análise eficaz dos dados e ganho de produtividade? Com suporte da informatização, customizada para controlar seu principal fluxo de faturamento, o Hospital Monte Sinai conseguiu reduzir o tempo de processamento de suas contas hospitalares usando brinquedos Lego e o conhecimento de seus próprios processos. Tudo que era empírico ou acompanhado por uma linha ou coluna de Excel, agora é um dado num programa muito amigável e totalmente compatível com o sistema de gestão da empresa.

Cynara Meneghin, supervisora do setor de Contas Hospitalares do Monte Sinai, já comemora um ganho de 5% a 10% no tempo de faturamento das contas entregues na competência em apenas dois meses de funcionamento do sistema. A expectativa é reduzir ainda mais as metas deste indicador para gerenciar, de fato, o processo que garante a saúde financeira do hospital.

A primeira ação proposta pela empresa desenvolvedora foi desenhar num tabuleiro de Lego a estrutura do setor, que é bastante intrincado – com diversas etapas e muitos funcionários. Isso permitiu ter a visão tridimensional do caminho percorrido pela conta hospitalar, da alta do paciente até o seu faturamento. A primeira etapa do projeto foi feita pela equipe de Cynara, com apoio do setor de TI (Tecnologia da Informação) do hospital, com suporte de outra empresa de TI especializada na área, a PEG Contas de Uberlândia. Foi possível criar uma espécie de “impressão 3D”do fluxo seguido por cada conta dentro do hospital, cada boneco representa um funcionário e, no tabuleiro, as linhas  representam interligação entre setores.

Pensamento visual

Traduzindo para o sistema informatizado, com prévia determinação de um check-list, cada funcionário executa de forma assertiva sua atividade diária. Com o Pegcontas é possível facilmente visualizar e priorizar aquelas contas com mais urgência de faturamento, apontando seus valores, prazos e as pendências que impedem o faturamento. O programa foi todo customizado em cima das necessidades do hospital. “Não fomos nós que tivemos que nos adaptar ao sistema, só precisamos reproduzir os detalhes para visualizar nosso processo através de dados. Sabendo onde cada funcionário fica e o setor com que ele faz contato, fomos dividindo e setorizando o caminho percorrido pelo prontuário a partir do momento em que o paciente tem alta”, conta Cynara.

A equipe da PEG Contas elaborou um fluxograma e jogou dentro de um sistema, através do qual o gestor pode acompanhar onde está cada conta, seu valor, quais e quantas estão em atraso e, em cada uma, saber que obstáculos estão prendendo seu fluxo, quem e por quanto tempo. “Sei, por exemplo, se é falta de checagem de medicamento, em que unidade, se faltou assinatura de profissional ou qualquer outro problema, só que em muito menos tempo”, mostra a supervisora. O dashboard gerado permite rápida visualização para trabalhar a questão de forma assertiva. Cada conta pode ser acompanhada em tempo real assim que o paciente tem alta.

 

Menos de um ano e já há resultados

Um diretor do Monte Sinai conheceu a solução num hospital de Uberlândia e, a partir de uma visita de benchmarking foi estabelecida a parceria com a PEG Contas. A empresa utiliza a metodologia PEG (Produtividade, Engajamento e Gestão) com foco na eliminação de obstáculos para melhoria deste processo específico. Na operação com o Monte Sinai, o primeiro passo do sistema foi mostrar a cada personagem o seu papel na estrutura. Na tela, descrito como um “card”, ele pode se  visualizar a atividade e a movimentação da conta. Cada “card” representa uma conta, que é movimentada após resolvida cada pendência.

Através de dashboards customizados, Cynara tem a visão geral dos dados numa tela e cada coordenador de área visualiza sua etapa completa em sua estação. Todos conseguem acompanhar a movimentação de cada conta sob sua responsabilidade. O líder da operação pode fazer extrações de dados, através de gráficos que lhe permite analisar os principais obstáculos, agrupados por andar/setor, quem demora mais na resolução dos problemas que prendem o processo, sabendo quais grupos de pendências precisam ser solucionadas. Isso substitui um esquema empírico, antes feito a mão em planilhas de Excel com mais de 6 mil linhas e dezenas de colunas geradas a cada mês. Além disso, o gestor tem acesso a tudo na palma da mão. Com versão para celular, ele acompanha toda a produção de onde estiver e a qualquer momento.

Uma nuvem gerencial destaca que grupo de pessoas/lugares gera maior número de pendências. Tudo é muito visual, permitindo trabalhar os destaques para mitigar os maiores gargalos do fechamento das contas. “A pandemia atrasou um pouquinho a conclusão do projeto, mas contornamos com videoconferências, treinamentos remotos e o melhor é que a empresa vai ajustando a customização do programa com cada sugestão de melhoria que propomos”, conclui Cynara.

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